淮安市淮安区：坚持“五化”标准提升慈善档案管理水平

　　慈善公益报（梁文龙 张学华 丁慧婧）2月9日至10日，山东省蒙阴县慈善总会会长刘德兴带领工作人员，专程来到江苏省淮安市淮安区慈善总会考察交流学习慈善档案管理等方面的经验做法。
刘德兴等高度评价淮安区慈善总会慈善档案管理创新做法，表示将认真学习借鉴，推动蒙阴县慈善工作迈上新台阶。
　　为提高慈善组织的管理水平和社会公信力，促进慈善事业健康有序发展，本着档案工作对历史负责、为现实服务、替未来着想的精神，淮安区慈善总会根据慈善法、档案法等相关要求，结合区情实际，档案管理工作实现了标准化、规范化、制度化、效能化、信息化的“五化”要求，89000多件档案全部做到纸质和电子文本“一档双存”。
　　淮安区慈善总会从档案用房入手，将原有的一间档案用房调整到现有的3间标准化档案室;添置配套设施，安装防盗门窗和视频监控，配备了专门电脑，更新了档案柜橱，安装了档案密集架，统一印制了档案盒等;规范了档案保存、查询、借阅、整理、归档等工作。
　　规范的档案管理便于工作留存，便于资料查阅，同时更有利于工作的开展。
淮安区慈善总会要求对8类档案进行保存。
一是上级来文、规定、制度、简报、新闻稿件等。
二是活动方案、各类宣传及媒体报道等。
三是会议记录、纪要、决议。
四是工作计划、总结、报告。
五是捐赠档案(包括协议、捐赠个人或企业的信息资料、捐赠物资、资金使用反馈材料及捐赠相关材料)。
六是财务会计档案。
七是开展救助活动的文字、影像资料及活动过程中直接形成的具有参考价值的文件资料。
八是其他档案资料。
　　淮安区慈善总会先后订立了《档案库房管理制度》《档案保管制度》《档案安全保密制度》《档案资料查、借阅制度》，从档案整理、立卷、归档、查阅、保密，确保档案管理全生命周期有章可循、有章可依、有据可查。
他们还制作档案管理规定制度栏，让档案制度上墙公示，明确职能部门及负责人，进一步加强对本部门归档工作领导。
　　同时，成立了档案管理工作领导小组，会长王国权任组长，秘书长鲍三贵任常务副组长，各部门负责人为成员，明确了专人负责管理档案工作，实行责任到人，要求各部室人员随时收集，随时归档，年终装订成册、入库。
定期和不定期请区档案局业务骨干前来培训指导，把档案工作列入全年的工作计划。
　　在做好纸质档案管理工作的同时，淮安区慈善总会做好电子文本的录入和制作，实现“一档双存”;充分利用网络优势，将一些重要事项、重要活动通过网络平台及时进行整理、发布，特别是开展“慈善一日捐”和“慈善救助”活动时，每月都利用阳光平台向相关领导、相关单位和社会各界人士以及媒体进行汇报和通报，受到了各界的好评，同时也有力地促进了慈善工作的开展，提升了慈善组织的公信力和影响力。