电子档案的四性原则(从技术可行性的视角看电子档案的“四性”)

一直以来，电子档案的“四性”存在两个权威版本，谁也说服不了谁，这也是一个困扰笔者10多年的问题。
最近笔者从技术可行性的视角又重新审视了一遍这两个版本的“四性”，发觉豁然开朗，今天我们就来聊聊这个话题。
01定义Definition第一个版本出自ISO 15489-1:2001《Information and documentation — Records management — Part 1: General》，后来被多个国内外标准引用，我们姑且称之为“国际标准版”。
由于该标准影响力超强，后来被采标为中国国家标准GB/T26162.1-2010《信息与文献 文件管理 第1部分：通则》，为了比较方便的需要，对该版本“四性”的定义，我们采用国标GB/T26162.1-2010中的定义：1 真实性（Authenticity）2 可靠性（Reliability）3 完整性（Integrity）4 可用性（Useability）在后续的相关标准，比如GB/T 18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》、DA/T 58-2014《电子档案管理基本术语》中都采用真实性、可靠性、完整性和可用性这一说法，这一版本的说法在学术界影响深远，接受度很高。
第二个版本出自两办厅字【2009】39号《电子文件管理暂行办法》，同样后来被多个文件和标准引用，我们姑且称之为“政府文件版”。
这个文件的分量无需特别强调，但实际上该文件中并没有对“四性”进行明确的定义，只是在“总则”第一条给出了这样的描述：“为规范电子文件管理，确保电子文件的真实、完整、可用和安全，保存国家历史记录，促进信息资源开发利用，推动国家信息化健康发展，按照国家有关法律法规，制定本办法”。
在2021年中办国办印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》中也指出“加强电子档案长期保存技术和管理研究，创建科学的可信存储与验证体系，保证电子档案真实性、完整性、可用性、安全性”。
另外，在GB/T 39362-2020《党政机关电子公文归档规范》和DA/T 70-2018《文书类电子文件检测一般要求》都采用了这一版本的说法。
其中DA/T 70-2018《文书类电子文件检测一般要求》对“真实性、完整性、可用性、安全性”进行了如下定义：可以看出，其中“真实性、完整性、可用性”的定义完全参考了DA/T 58-2014《电子档案管理基本术语》，安全性则结合电子档案的实际情况进行了定义，缩小了范围。
从上述的描述中，我们可以得出这样的结论：两个版本的“四性”中的“三性”（“真实性、完整性、可用性”）并没有什么争议，区别就在于“政府文件版”去掉了“国际标准版”中的“可靠性”，而增加了“安全性”。
那为什么要这样做呢？02 可靠性Reliability我们首先来分析一下“可靠性”的含义。
业界很多人会混淆“真实性”和“可靠性”的含义，这可能和中英文语言之间的差异有关。
实际上，所谓“真实性”，其真正的含义强调的是电子档案的“原始性”，即“电子档案的内容、逻辑结构和背景与形成时的原始状况相一致”；而“可靠性”才真正说的是“文件的内容可信，能够完全和正确地表达其所反映的事务、活动或事实”。
这样一说大家应该能明白了，采用类似于数字摘要码（哈希值）校验之类的技术手段验证电子档案的原始性是比较成熟和容易实现的，但要确认一份电子档案的内容“是不是可信，反映的是不是客观事实”几乎不可能，至少迄今为止没有这样的技术手段，只能靠人为判断。
关键是“人为判断”具有很大的认知局限性，现在的人认为的“客观事实”可能在几千年之后就是“歪曲事实”，历史上这样的例子太多了，“地心说”和“日心说”之争就是典型的代表。
也就是说，要确认电子档案的“可靠性”实际上很难做到的，要说绝对做到可以说是不可能的，特别是放到“几千年”、“几万年”这样的一个时间跨度上来说。
03 安全性Security接下去我们再来分析一下“安全性”。
首先，考虑到电子档案的重要价值属性，确保电子档案的安全是必然的要求；其次，安全性的边界和范围太广了，以至于都没法给它下一个普遍意义上的定义。
因此，DA/T 70-2018中的电子档案“安全性”定义特地缩小了边界和范围，特指“电子档案的管理过程可控、数据存储可靠，未被破坏、未被非法访问”，笔者作为DA/T 70-2018《文书类电子文件检测一般要求》和GB/T 39362-2020《党政机关电子公文归档规范》两个标准的主起草人之一，对于为什么要缩小边界和范围很清楚，就是为了提高技术可行性和可操作性，否则即使给出了定义，基层档案部门的工作人员也不知道具体怎么操作，这样的标准和定义就没有任何实际指导意义。
至于“完整性”和“可用性”，一方面由于两个版本的说法不存在争议，另一方面在技术可行性方面也不存在障碍，这里就不再展开介绍。
感兴趣的朋友可以去查阅一下DA/T 70-2018标准中的描述。
说到这里，笔者的态度我想大家已经很清楚了，就是支持“政府文件版”的电子档案“四性”，即“真实性、完整性、可用性、安全性”，因为这个版本更具技术可行性和可操作性。
当然“国际标准版”肯定也有它的理由，也许更具“理论完美性”和“通用性”，这只是看问题的视角不同而已。
电子档案的“四性”是电子文件之所以能成为电子档案的本质特征，值得我们去深入研究和探讨。
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