医院病案库房设置和日常管理应注意的事项

病案是医院诊疗活动的原始记录，是患者个人信息的重要载体，是医疗纠纷处理的关键证据，具有极强的科研和诉讼价值，故妥善保管病案尤为重要。
然而，实践中，作为病案保管环节的库房设置和管理风险容易被忽视，造成病案毁损灭失等结果，从而增加医院管理风险。
基于此，笔者拟就病案库房设置和管理中的注意事项，提出个人观点，以供参考。
一、病案库房设置注意事项病案库房防水防火是其安全管理的重中之重，可从选址和消防安全等方面予以关注，具体如下：1、选址适宜。
一是靠近病案管理办公室，实行集中管理；二是防水防潮防火防虫，病案库房主要以纸质资料为存储对象，故选址应防潮、防火、避免阳光直射，避免设在地下或顶层，其中地处湿润地区的不宜设置在第一层。
同时，病案库房不得毗邻水房、卫生间、食堂、变配电室、车库等可能危及病案库房安全的用房。
三是临时库房仍适用前述选址规则，如为租用库房，还需在租赁合同签订前现场考查库房位置，避免低洼潮湿地区，从而避免因场地无法使用而造成的合同损失。
2、配置消防设备设施。
病案库房应当配备消防系统，选择适用医疗机构消防安全管理和病案管理要求的灭火设备，同时，安装甲级防火门，并配备火灾自动报警设备。
此外，不得设置明火设施，不应设置除消防以外的给水点，其他给水排水管道不应穿越库房；库房周围严禁存放易燃易爆物等危险品。
3、配备温湿度调控系统。
安装漏水报警装置；不得使用电阻丝加热、电热油汀以及水汽热媒的采暖系统；具备条件的，可配备恒温恒湿设备，必要时，也可配置适宜的通风换风或空气净化设备。
4、配置防盗设备设施。
安装全封闭防盗门窗、遮光阻燃窗帘、防护栏等防护设施；选择设置智能门禁识别、红外报警、视频监控、出入口控制、电子巡查等安全防范系统。
对整理区（室）、借阅区（室）、复印区（室）进行分区（室）管理，并配置区域视频监控设备。
二、病案库房管理注意事项1、健全病案库房管理制度。
对于病案库房，医院应就人员职责、病案移交流程及应急管理等事项，建立健全库房专人保管制度、进出库登记制度、病案移交制度、病案外借及追踪制度、库房安全评估制度等制度，完善相关记录，避免无制度、无流程和无职责带来的管理风险，如责任推诿和内部难以追责。
2、定期开展病案库房管理培训。
一是培训对象包括全部病案库房管理人员，分次培训，确保覆盖全体人员，涉及移交、借阅、封存的，可组织全院培训；二是培训内容包括病案管理相关法律培训和安全管理培训，包括医疗机构病历管理、医疗卫生档案管理、应急管理、消防和防盗设施设备使用等内容；三是培训形式，不限于现场讲座或培训，可录制视频课程，也可通过医院业务培训、继续教育、科室宣讲等形式讲解病案库房管理相关事宜。
3、建立库房日常巡查制度。
定期巡查库房消防、温湿度、防盗装置和防护设施是否正常运作，及时更换无法正常使用的设备设施；检查库房周边是否存在安全隐患，如易燃易爆物品堆放等，及时清理；库房巡查人员及时填写日常巡查记录，发现问题及时报告和整改，并妥善保管记录资料。
4、加强库房人员安全管理。
一是指定专人保管，熟悉病案移交情况，包括归档、借阅、封存、复印、销毁等数量，及时跟踪借出病历和特殊病历，实行专人管理专人负责；二是库房人员签订保密承诺书，包括第三方缩微人员；三是完善病历移交、借阅、封存、复印、依法销毁等记录，包括日期、病案号、数量、科室和经办人、见证人、借阅人签字等情况，并妥善保管。